Privacyverklaring gemeente Zaanstad
De bescherming van uw privacy bij het verwerken van uw persoonsgegevens vindt de gemeente Zaanstad belangrijk. Daarom gaat de gemeente zorgvuldig om met uw persoonsgegevens.
De gemeente Zaanstad verwerkt uw persoonsgegevens voor de uitvoering van haar wettelijke en publieke taken. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van een uitkering, het financieren van zorg of het handhaven van de openbare orde. Daarnaast verwerkt de gemeente persoonsgegevens voor de uitvoering van overeenkomsten. Soms worden uw persoonsgegevens ook verwerkt als u expliciet toestemming heeft gegeven. Denk aan het aan-en afmelden van nieuwsbrieven of als u bij ons solliciteert.
De bescherming van al deze persoonsgegevens is geregeld in de volgende wetten:
Door de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben organisaties die persoonsgegevens verzamelen en gebruiken meer verantwoordelijkheden gekregen. En de mensen van wie zij gegevens gebruiken hebben meer rechten gekregen. Elke EU-lidstaat mag op een aantal punten in de AVG zelf kiezen hoe dat in die lidstaat wordt geregeld. In Nederland zijn deze keuzes uitgewerkt in de uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).
Houdt een organisaties zich niet aan de regels? Dan kunnen zij een boete krijgen. Intern houdt een Functionaris gegevensbescherming (FG) hier toezicht op. Extern houdt de Autoriteit persoonsgegevens hier toezicht op. Veruit de meeste gegevens die een gemeente verwerkt, worden verwerkt op grond van de AVG. In de AVG staan eisen van de verwerking benoemd.
De gemeente heeft te maken met meer ‘privacy regimes’. Naast de privacy in de Brp (wet basis registratie personen) en de AVG is er ook privacywetgeving voor politiegegevens (Wpg). De Wpg geldt voor de verwerking van persoonsgegevens voor de uitoefening van een politietaak en bijzondere opsporing. De gemeente heeft buitengewone opsporingsambtenaren (hierna: boa’s) in dienst. Boa’s houden toezicht op de openbare orde en het naleven van wettelijke bepalingen. Voorbeelden van boa’s zijn gemeentelijke handhavers en leerplichtambtenaren. Bij overtredingen treedt de boa handhavend op.
Als een boa persoonsgegevens verwerkt bij het uitvoeren van een toezichthoudende taak is de AVG van toepassing. Wanneer een boa echter zijn taak uitvoert in het kader van de opsporing van strafbare feiten, valt het verwerken van persoonsgegevens (politiegegevens) onder de Wpg. Denk hierbij aan een naam, geboortedatum, burgerservicenummer en een omschrijving van het strafbare feit in een proces verbaal. Ook kan bijvoorbeeld een leerplichtambtenaar – indien sprake is van een overtreding van de Leerplichtwet – een proces-verbaal opmaken. Zowel voor de Wpg als voor de AVG worden eisen gesteld aan de verwerking hiervan. Enkel bevoegde collegae kunnen deze gegevens inzien en enkel dat wat echt noodzakelijk is voor het uitvoeren van de taak wordt verwerkt.
De Basisregistratie Personen (BRP) bevat persoonsgegevens van inwoners van Nederland (ingezetenen) en van personen die Nederland hebben verlaten (niet-ingezetenen). Personen die korter dan 4 maanden in Nederland wonen kunnen ook als niet-ingezetenen in de BRP staan. Bijvoorbeeld omdat ze tijdelijk werken of studeren in Nederland.
Gemeenten houden persoonsgegevens van burgers (ingezetenen) bij in de BRP. Wanneer iemand trouwt, een kind krijgt of verhuist, legt de gemeente dit vast. Als iemand gaat verhuizen naar een andere gemeente, verhuizen de persoonsgegevens met diegene mee.
Als iemand verhuist naar het buitenland, dan verhuist het overzicht met persoonsgegevens naar het niet-ingezetene-deel van de BRP. Dit heet ook wel de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI). Mensen die korter dan 4 maanden naar Nederland komen, kunnen zich laten registreren als niet-ingezetene in de RNI. Dat is van belang bij tijdelijk werk of studie in Nederland. Daarvoor is namelijk een burgerservicenummer (BSN) nodig dat mensen krijgen bij de eerste inschrijving. Binnen de gemeente kunnen niet alle medewerkers zomaar in de BRP kijken. Dit mag enkel en alleen indien dit is opgenomen in de wet en noodzakelijk is voor het uitvoeren van een (publiekrechtelijke) taak. Meer informatie is te vinden op de website van de Rijksoverheid
Indien u vragen heeft over uw persoonsgegevens in de Brp (bijv. Recht op inzage), maakt u dan geen gebruik van de formulieren van de AVG en Wpg. U kunt een verzoek indien via MijnOverheid
In deze privacyverklaring leest u hoe de gemeente Zaanstad uitvoering geeft aan de wetten die bepalen hoe uw gegevens mogen worden gebruikt en beschermd tegen oneigenlijk gebruik, in het kader van onze wettelijke en publieke taken.
Deze privacyverklaring kan echter soms veranderen door nieuwe wetgeving of veranderingen in onze taken. Controleer de privacyverklaring regelmatig om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. De visie en ons beleid vindt u onderaan deze pagina.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens en hoe lang wordt het bewaard
We verwerken verschillende soorten persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld uw naam, adres, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, telefoonnummer en e-mailadres. Soms ook gezondheids- en strafrechtelijke gegevens, als dat wettelijk is toegestaan. Uw gegevens worden gebruikt voor specifieke doelen zoals bijvoorbeeld het betalen van uitkeringen, behandelen van aanvragen, uitschrijven van boetes, behandelen van meldingen en klachten, verzenden van nieuwsbrieven en beantwoorden van vragen. In ons verwerkingsregister kunt u zien welke gegevens we verwerken en waarom:
Register van verwerkingen
- Domein Dienstverlening en Bedrijfsvoering
- Domein Maatschappelijke Ontwikkeling
- Domein Stedelijke Ontwikkeling
Bewaartermijnen
Uw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Soms moeten we ze langer bewaren volgens de Archiefwet of de Wet politiegegevens (Wpg). In het register van verwerkingen kunt u hier ook meer informatie over vinden.
Rol van de gemeente bij het verwerken van gegevens
In de AVG zijn een aantal rollen benoemd die horen bij gegevensverwerking. Dat kan gaan om de rol verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en/of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke. Deze rollen zijn in de AVG opgenomen omdat hier extra verplichtingen aan gekoppeld zijn. De gemeente (Burgemeester, Burgemeester & Wethouders en/of de Raad) heeft in veruit de meeste verwerkingen de rol van verwerkingsverantwoordelijke.
Uw privacyrechten
U heeft een aantal rechten. Deze rechten sommen wij hieronder voor u op. U leest hier hoe u hier een beroep op kan doen.
Als u wilt weten welke persoonsgegevens de gemeente van u heeft of als u bijvoorbeeld wilt dat de gemeente persoonsgegevens van u wijzigt, dan kunt u daarvoor een verzoek indienen via deze pagina (Een beroep doen op uw privacy rechten). Uitleg over deze rechten staan hieronder bij “uw privacy rechten” verder toegelicht.
Let op:
De gemeente kan niet altijd aan uw verzoek voldoen. Bijvoorbeeld als wij van de wet gegevens een bepaalde termijn moeten bewaren. Maar daarop ontvangt u dan uiteraard een toelichting.
Volgens de AVG, Wpg en BRP heeft iedereen de volgende rechten:
- Recht op informatie (U hebt recht op transparante informatie en goed inzichtelijke informatie)
- Recht op inzage (U hebt het recht om uw persoonsgegevens die de gemeente Zaanstad van u verwerkt in te zien)
- Recht van bezwaar (U mag bezwaar maken tegen uw gegevensverwerking)
- Recht op rectificatie (U hebt het recht om uw gegevens te laten aanpassen/wijzigen als deze niet juist zijn)
- Recht op vergetelheid (U hebt het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens)
- Recht op beperking (U hebt het recht om de gemeente Zaanstad te vragen het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken)
- Recht op overdraagbaarheid van de gegevens (U hebt het recht om uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen over te dragen naar bijvoorbeeld een andere gemeente)
- Recht van bezwaar bij geautomatiseerde besluitvorming (U hebt – in beginsel – het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waar rechtsgevolgen aan zijn verbonden)
- Recht op het intrekken van uw eerder verleende toestemming (U hebt het recht op uw toestemming die u eerder heeft verleend voor het verwerken van uw persoonsgegevens, weer in te trekken)
Voor het indienen van een verzoek kunt u gebruik maken van onderstaande formulieren. U krijgt binnen 1 maand antwoord, mogelijk verlengd met 2 maanden. Bij verlenging ontvangt u een bericht met de reden. Als een verzoek niet compleet is, ontvangt u een hersteltermijn. Deze formulieren gelden niet voor inzage in het bevolkingsregister, daarvoor kunt u naar MijnOverheid.
Kies hieronder welk verzoek u wilt indienen:
U hoeft niet te betalen om een verzoek in te dienen in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hier geldt wel een uitzondering op als het verzoek bovenmatig is of als u herhaaldelijk een verzoek indient. Dan kunnen wij aan u een redelijke vergoeding vragen. Daarover wordt u van te voren ingelicht.
Beveiliging
De gemeente Zaanstad neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en probeert door passende beveiligingsmaatregelen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met uw persoonsgegevens te voorkomen. De gemeente Zaanstad heeft security officers, privacy officers en privacy ambassadeurs in alle domeinen aangesteld om zo uw privacy te borgen. De functionaris gegevensbescherming houdt toezicht op de toepassing en naleving van privacy in de organisatie.
Onze beloftes
Als gemeenten zijn (en blijven) wij altijd actief met het optimaliseren en verbeteren van uw privacy borging. Wij willen graag uw betrouwbare overheid zijn.
Niet alleen wijzigt de wet met regelmaat, maar de technologie en verwachtingen van burgers beweegt ook sterk mee. Er komen voortdurend nieuwe en betere technologieën. Dit biedt kansen, maar kan ook gevaren met zich meebrengen. Wij kunnen niet beloven dat er nooit een datalek zal plaatsvinden, maar kunnen wel beloven dat wij hier alles aan doen om dat te voorkomen. Ook beloven wij u het volgende:
Rechtmatigheid en behoorlijkheid
Persoonsgegevens verwerken wij op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Dit volgens de wet en met een duidelijk doel.
Transparantie
Het moet voor u duidelijk zijn hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. De gemeente informeert u eenvoudig, toegankelijk en begrijpelijk over de verwerking van uw persoonsgegevens.
De gemeente Zaanstad houdt een verwerkingsregister bij waarin u kunt lezen welke persoonsgegevens de gemeente verwerkt en voor welke doeleinden, met wie ze eventueel delen en hoe lang we ze bewaren. Dit verwerkingsregister vindt u ook op deze privacy pagina. In het kader van de Wet Open Overheid (WOO), zal de gemeente ook actief documenten openbaar maken.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Gemeente Zaanstad zorgt voor een passende beveiliging om te zorgen dat uw persoonsgegevens beveiligd zijn tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Persoonsgegevens laten wij alleen verwerken door personen met een geheimhoudingsplicht. Medewerkers hebben ook een integriteitsverklaring getekend en worden ondersteund met bewustwording (continuïteit). Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u aanwijzingen van misbruik heeft, dan kunt u bellen naar 14 075.
Proportionaliteit
Voor het verwerken van uw persoonsgegevens geldt dat wij niet meer gegevens mogen verwerken dan noodzakelijk is. Met noodzakelijk wordt bedoeld dat het enkel gaat om de gegevens die een professional nodig heeft om zijn/haar taak uit te voeren. Wij hebben voor het aanvragen van een uitkering iets meer gegevens nodig dan voor het aanvragen van een paspoort. Gegevens die niet nodig zijn voor het uitvoeren van de taak en/of het behalen van het doel, worden niet verwerkt. Indien u van mening bent dat dit wel gebeurd, kunt u via deze pagina een verwijderingsverzoek indienen (zie toelichten: uw privacyrechten).
Subsidiariteit
Voor het bereiken van het doel, waarvoor persoonsgegevens moeten worden verwerkt, kiezen wij voor de werkwijze die het minste inbreuk maakt op uw privacy (persoonlijke levenssfeer). Bij elke verwerking toetsen wij daarom of er een minder belastende manier is om onze taak uit te voeren.
Klachten
Als u vermoedt dat de gemeente niet zorgvuldig en/of vertrouwelijk omgaat met de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Datalek
Om een (vermoeden van een) datalek te melden binnen de gemeente Zaanstad kunt u onderstaand formulier invullen. Als het heel ernstig is, dan kunt u ook meteen bellen met 14 0 75.
Functionaris voor de Gegevensbescherming
Heeft u klachten of vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u terecht bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming (interne toezichthouder) van de gemeente Zaanstad.
- E-mailadres: fg@zaanstad.nl
- Postadres: postbus 2000, 1500 GA Zaandam