Evenement organiseren: melding of vergunning?

Als u een evenement gaat organiseren, dan is het misschien voldoende om een melding klein evenement te doen. Het evenement moet dan voldoen aan de voorwaarden daarvoor. U moet de melding uiterlijk 10 werkdagen voor de datum van het evenement indienen.

Voldoet het evenement niet aan de voorwaarden, dan heeft u een evenementenvergunning nodig. Zowel de evenementenvergunning als de melding klein evenement kunt u aanvragen via hetzelfde digitale aanvraagformulier.

Voorwaarden melding evenement

Een melding voor het houden van een evenement is voldoende, als:

• er niet meer is dan 75 bezoekers of andere personen aanwezig zijn;
• het evenement tussen 07.00 uur en 23.00 uur is;
• er geen muziek is voor 07.00 uur of na 23.00 uur;
• het evenement niet op de rijbaan van een doorgaande weg is en/of een belemmering vormt voor het verkeer of hulpdiensten;
• u slechts kleine objecten neerzet met een oppervlakte van minder dan 30 m2;
• een organisator aanwezig is;
• de organisator minstens 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan;
• er geen tent geplaatst wordt waarvoor een gebruiksvergunning is vereist;
• voldoende afvalbakken worden geplaatst.

Voorbeelden en uitzonderingen vindt u in de Algemene plaatselijke verordening. Daarnaast gelden ook de Beleidsregels Evenementenvergunning Zaanstad. Lees alstublieft eerst de informatie en dien daarna uw aanvraag in.

Om overlast zoveel mogelijk te voorkomen en in te kunnen staan voor de veiligheid is een evenementenvergunning nodig, ook als het evenement op eigen terrein plaatsvindt.

Subsidie

In sommige gevallen kunt u subsidie aanvragen voor een evenement of subsidie aanvragen voor een kleinschalig evenement. Daarnaast is er een overzicht gemaakt van belangrijke aandachtspunten voor het organiseren van een evenement.

Bij het indienen van een aanvraag van een evenementenvergunning /melding klein evenement moet u rekening te houden met de volgende termijnen:  

• minstens 10 werkdagen van tevoren voor de datum klein evenement
• minstens 8 weken van tevoren voor een A-evenement
• minstens 14 weken van tevoren voor een B-/C-evenement

Voor u de aanvraag indient, is het verstandig eerst de informatie op deze pagina en de belangrijke aandachtspunten helemaal door te lezen.

Als u een evenement gaat organiseren, dan levert u bij de aanvraag onderstaande documenten in. Dit geldt voor categorie A, B en C evenementen.

• Situatietekening. Hiervoor kunt u Atlas gebruiken; voer linksboven (Zoek adres) het adres in
• Programma (welke activiteiten op welk moment)

Als u tijdens uw evenement een tijdelijke verkeersmaatregel wilt aanvragen dan moet u extra toevoegen:

• Een situatietekening met daarop het werkgebied. Hiervoor kunt u Atlas gebruiken. U moet op de tekening precies aangeven welke straat u af wilt zetten. 
• De aan- en afvoerroutes
• De geplande verkeersmaatregelen

Valt het evenement onder categorie B of C, dan moet u (naast de bovengenoemde documenten) ook de volgende documenten in te leveren:

• Draaiboek
• Plattegrond op schaal waarop u laat zien waar de het object of de objecten komen te staan. Hiervoor kunt u Atlas gebruiken. U moet op de tekening precies aangeven welke objecten u waar gaat plaatsen. 
• Veiligheidsplan (zie hieronder als bijlage)

Indien van toepassing levert u ook de volgende documenten aan:

• Verkeersplan (zie hieronder de richtlijnen)
• Certificaten van te plaatsen (kermis-)attracties
• Constructietekeningen van de te plaatsen objecten (bijvoorbeeld podium, tribune) inclusief het formulier ‘bouwsel evenementen’, zie hieronder
• Omleidingstekening van het verkeer als u een doorgaande weg wilt afsluiten
• Gegevens van de te plaatsen tent(en) en de bijbehorende certificaten
• Akoestisch onderzoek

Het kan zijn dat, naar aanleiding van uw aanvraag, nog extra documenten nodig zijn. In dat geval nemen we contact met u op.

bijlage – richtlijnen Verkeersplan
bijlage – veiligheidsplan
bijlage – folder Brandveilige foodtrucks
bijlage – folder Organiseer een brandveilig evenement
Formulier-bouwsel-evenementen

Zie hieronder een overzicht van verschillende plattegronden die u mogelijk kunt gebruiken voor het intekenen van objecten en/of verkeerssituaties.

Rozengracht Zaandam
Zaanbocht Wormerveer
Burcht Zaandam
Dam Zaandam
Darwinpark Zaandam
Veldpark Zaandam
Agathepark Krommenie
Vlietsend krommenie

Een melding klein evenement is gratis. Een evenementenvergunning kost:

• Categorie A: € 52,30
• Categorie B: € 230,30
• Categorie C: € 3.360,95
• Herdenkingsplechtigheid: € 0
• Ontheffing schenken zwak-alcoholhoudende drank: € 213,80
• Ontheffing bestemmingsplan: € 729,90

Deze kosten zijn voor het in behandeling nemen van de aanvraag van uw vergunning. U moet deze kosten altijd betalen, als de vergunning wordt verleend maar ook als de vergunning wordt geweigerd.
Het kan zijn dat de afdeling Havens en Vaarwegen kosten in rekening brengt. Voor meer informatie kunt u met hen contact opnemen door te bellen naar 14 075. 

Als u van plan bent een evenement te organiseren, dan wil de gemeente (in verband met de planning) dit graag op tijd weten. Daarom kunt u uw evenement alvast reserveren op de evenementenlijst. We vragen u vriendelijk om dit bij voorkeur vóór 31 oktober van dit jaar te regelen voor een evenement dat plaatsvindt in het nieuwe jaar. Heeft u vragen over het maken van een reservering? Stuur dan een mail naar Nicolette Aschermann, relatiemanager evenementen.

Let op

In 2025 kunnen in de periodes hieronder geen grote evenementen worden georganiseerd. Houd hier rekening mee bij het plannen van uw evenement. 

Als u een evenementenvergunning heeft aangevraagd of gaat indienen, dan is een reservering niet nodig.

U kunt aan uw reservering geen rechten ontlenen, een aanvraag gaat voor een reservering. U bent zelf verantwoordelijk voor het op tijd en volledig aanvragen van een evenementenvergunning binnen de termijnen die onder genoemd zijn.

Bekijk hier de Evenementenlijst.

2024 is een bijzonder jaar! Zaanstad bestaat dan 50 jaar. Graag zien wij dat u het speciaal ontwikkelde logo voor de viering van het jubileumjaar gebruikt in uw uitingen. In 2024 zullen wij extra veel aan communicatie doen. Uw evenement kunnen we dan meenemen in onze uitingen. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen via 50jaarzaanstad@zaanstad.nl.

Door de verscherpte eisen op het gebied van veiligheid bij evenementen werken we met risicoanalyses. Op basis van een risicoanalyse bepalen we of uw evenement een categorie A, B of C is. Deze risicoanalyse kunt u alvast zelf invullen, zodat u weet in welke categorie uw evenement valt.
Afhankelijk van de categorie dient u bij de aanvraag verschillende documenten in. Als uw evenement categorie B of C krijg, dan kan het zijn dat we u uitnodigen om uw aanvraag te bespreken.

• A evenementen zijn kleine evenementen met een laag risico
• B evenementen zijn middelgrote evenementen met enig risico
• C evenementen zijn grote evenementen met een hoog risico

bijlage – risicoanalyse

Bij het organiseren van een evenement kan het zijn dat u niet alleen een evenementenvergunning nodig heeft.

• Gaat u zwak-alcoholhoudende dranken tegen betaling schenken? In dat geval moet u ook een ontheffing schenken zwak-alcoholhoudende dranken aanvragen.
• Vind het evenement plaats in een gebouw? Zit er geen gebruiksvergunning in het kader van het brandveilig-gebruik op het pand, dan vraagt u deze aan via het Omgevingsloket online. Let op de minimale indieningstermijn van 4 weken.
• Is het evenement niet kortdurend of incidenteel, dan heeft u ook een ontheffing nodig van het bestemmingsplan Dit kunt u aanvragen via het Omgevingsloket.
• Wilt u een kade reserveren of is er voor uw evenement een stremming nodig, neem dan contact op met de afdeling Havens en Vaarwegen.